Short Introduction

The Office of the President Executive Assistant is a strategic and proactive partner at the heart of NuWorks — driving key operational excellence, cultivating critical stakeholder relationships, and ensuring that both business and personal priorities are executed with forward-thinking efficiency and strategic intent.

The Executive Assistant to the Managing Director and Chairman + CEO plays a pivotal role in ensuring the seamless and high-impact operation of the Office of the President. This role goes beyond traditional administrative support; it is a trusted, executive extension of leadership, personally accountable for managing, prioritizing, and executing critical initiatives, partnerships, and sensitive personal commitments with precision, discretion, and unyielding care.

Working Set-up

Work Setup: Onsite - 5x a Week

Duties and Responsibilities

The Executive Assistant will be responsible for managing a wide range of high-level responsibilities, including:

• Executive & Contract Oversight: Managing external stakeholder communications, monitoring contract timelines, and ensuring compliance.
• High-Touch Relationship Management: Cultivating and maintaining relationships with key clients, partners, and industry memberships.
• Complex Project & Event Coordination: Leading the planning and execution of executive-level meetings, corporate events, and confidential family-related projects.
• Executive Travel & Logistics: Independently managing complex international and domestic travel itineraries, including all associated confidential and personal matters.

By anticipating executive needs, streamlining complex processes, and upholding the highest standards of professionalism and confidentiality, this role directly enables the Managing Director and CEO to focus exclusively on strategic growth, visionary leadership, and company innovation.

ALWAYS ON RESPONSIBILITIES

1.) Stakeholder Management

• Manage and nurture relationships with key industry associations including DMAP, 4As, PRSP, and MSAP.
• Proactively track association activities, announcements, programs, and engagement opportunities.
• Ensure NuWorks maximizes its membership value through timely participation and representation.
• Coordinate schedules, prepare briefing notes, and ensure follow-through on association commitments.

2.) Relationship Management 

• Manage and active update Database (NW, EO, Family, Friends) 
• Oversee thoughtful and timely relationship gestures, including gifts and flowers for birthdays, condolences, and personal milestones.
• Manage sourcing, procurement, quality assurance, dispatch, and delivery confirmations.
• Maintain a master calendar of important dates to ensure no key occasion is missed.
• Uphold a warm, thoughtful, and personalized approach to relationship care.

3.) Events Management & Seasonal Requirements (Halloween, Christmas, Birthdays)

• Support with planning and coordinating select events / seasonal requirements— internal, external, corporate, or personal.
• Manage logistics, suppliers, guest lists, materials, and timelines.
• Ensure all events reflect NuWorks’ standards of quality, intention, and experience.
• Provide post-event documentation and follow-ups.

4.) Sourcing, Procurement, Staffing

• Organize and actively update database of essential suppliers and manpower needed to manage NW and the household (Gardener, On-call Staff, Waiter, Bartender, Electrician, etc) 
• Maintain a pool of candidates for household staff redundancy 

PROJECT-BASED RESPONSIBILITIES

1.) Entrepreneurs Organization (EO) Projects

• Handle all EO-related initiatives with strict confidentiality and professionalism.
• Track milestones, requirements, and timelines across EO programs or commitments.
• Provide thoughtful coordination, documentation, and regular updates to the Managing Director and CEO.

2.) Strategic Initiatives 

• Lead and support special, high-impact, and often time-sensitive projects including:
• Office space scouting and evaluation
• Personal or corporate research tasks
• Conduct thorough research, consolidate options, provide recommendations, and execute once aligned.

3.) Travel-Related Projects

• Manage domestic and international travel requirements including:
• Visa research and application preparation
• Flight research and bookings
• Hotel and ground transport arrangements
• Curating recommended itineraries
• Ensure all travel plans are smooth, efficient, cost-effective, and aligned with preferences.

Key Competencies and Skills

We Are Looking For Someone Who

• Is an excellent communicator who can initiate discussions, converse, manage, present and negotiate with stakeholders of all ages
• Can accurately manage resources, lead the internal team (Office of the President) and other stakeholders (NEST, ExCom, ManCom) to efficiently deliver all their tasks
• Demonstrates emotional intelligence with the ability to empathize, listen actively, and build relationships with internal and external stakeholders, and be customer-centric
• Has strong project management skills with the ability to plan, execute, and complete key projects simultaneously (3 projects on average) with the ability to prioritize and meet deadlines
• Can spearhead, delegate, and deliver on day to day requirements in the indicated amount of time and within the given budget
• Has strong attention to detail, is organized and flexible enough to execute foreseeable and unforeseeable tasks
• Has an analytical mindset and ability to develop a keen understand of the agency’s different audiences, crafting strategies to attract and retain them
• Has the ability to work cross-functionally and effectively with multiple stakeholders across ages
• Can accurately manage resources, lead the internal creatives team (Office of the President) and other stakeholders (NEST) to efficiently deliver all their tasks
• Sufficient knowledge in using key productivity tools like Google Suite (Sheets, Docs, Slides) and Microsoft Office (Excel, Word, Powerpoint) to help in project execution and delivery
• Has sufficient knowledge in the Digital Platforms like Facebook, Instagram, LinkedIn and TikTok and how different audiences are able to use these either as a content creator or a consumer.
• Is a creative thinker and doer, with experience in executing multi-channel marketing strategies for brands
• Demonstrates ability to work and communicate effectively in teams, collaborate with colleagues, and build consensus to become better together.
• Is Able to Lead The Change and adapt to changing business needs, shifting priorities, and new technologies. Innovation Oriented and uses creative problem-solving skills to identify new opportunities and enhance business outcomes.
• Has a commitment to integrity, ethical standards, and a strong sense of personal and professional values.
• Has an Entrepreneurial Spirit to drive results, take calculated risks, and seek out new ideas.
• Has a reputation for trust and reliability with a strong track record of delivering results.

Required Qualifications

• Bachelor’s degree in Marketing, Communications, Business Management and/or other related courses
• At least 3-5 years of experience as an Executive Assistant, Personal Assistant or in a similar administrative support role, with a proven track record of managing schedules, coordinating projects, and handling confidential information.
• Experience in people management, leading teams, planning and organizing campaigns or events for a previous company or organization